ComptaAEFS - Gestion de notes de frais

Le défi : un processus interne source de friction

Fort de notre collaboration réussie sur les projets précédents, AEFS m'a confié une nouvelle mission : résoudre une problématique interne qui impactait le quotidien de leurs équipes.

Leur logiciel de facturation proposait une application pour les notes de frais, mais sa complexité et ses bugs récurrents, notamment sur l'upload de photos, généraient frustration et perte de temps. Le processus était devenu une corvée pour les salariés et une source d'erreurs pour le service comptable. L'objectif était donc clair : développer une alternative simple, fiable et parfaitement adaptée à leur workflow.

La solution : une approche centrée sur l'utilisateur et l'efficacité

La première étape a été d'organiser des ateliers avec les utilisateurs finaux : quelques salariés et la comptable de l'entreprise. Cette phase d'écoute a été essentielle pour cartographier le processus existant, comprendre les besoins de chacun et concevoir une solution qui réponde précisément aux points de douleur identifiés.

Le résultat est un écosystème en deux parties, conçu pour une efficacité maximale :

• Pour les salariés : une application mobile qui va à l'essentiel.
  J'ai développé une application mobile en Flutter avec une seule mission : rendre la soumission d'une note de frais la plus rapide possible. L'utilisateur choisit une catégorie, prend une photo, et c'est tout. Pour garantir la qualité des justificatifs et simplifier la prise de vue, j'ai intégré une détection de contours (edge detection) qui scanne le document de manière optimale.
• Pour la comptable : un back-office de validation connecté.
  En parallèle, et en collaboration directe avec la comptable, j'ai créé un back-office sous Next.js. Celui-ci centralise toutes les notes de frais en attente. Le véritable gain de productivité réside dans son intégration : j'ai connecté l'outil à l'API de leur logiciel de facturation, lui permettant de vérifier et d'uploader les notes de frais conformes en un seul clic.

Les résultats : un gain de temps et une satisfaction retrouvée

En deux mois, la solution a été déployée et adoptée immédiatement par les équipes. La nouvelle application a totalement éliminé les bugs et la complexité, transformant une tâche fastidieuse en une formalité de quelques secondes.

Les salariés gagnent du temps et de la sérénité, tandis que le service comptable dispose d'un processus de validation fiabilisé et drastiquement accéléré. Ce projet démontre comment une solution interne sur-mesure, pensée pour et avec ses utilisateurs, peut avoir un impact majeur sur la productivité et le confort de travail au quotidien.